【英文テクニカルライティング】わかりやすいビジネス英語を書く方法!

英文テクニカル・ライティング「わかりやすいビジネス英語を書く方法」のアイキャッチ画像英語関連

仕事で英語のメールや資料を作ったときに意味がよくわからないと言われた!

こんなことはありませんか?

ビジネス英語を書くのって難しいですよね。よく、「日本人が書く英語の内容は意味がわかりにくい」と言われたりします。

わたしも、海外業務の一環で海外の取引先とメールのやり取りをするときに、以前は内容が通じていればいいか、というくらいの適当な感じ(!)で英文を作っていました。

でも、翻訳で英訳をするようになってからは、いかに元の日本語の意図そのままを相手に伝えるか、ということに注力するようになりました。翻訳なので当然ですが (汗)。

わたしは技術文書の翻訳をしていますが、誰が読んでも同じ意味に取ってもらわないといけません。でも技術文書などのビジネス英語を誰が読んでもわかるように書くのは難しい…。

ミッキー
ミッキー

そこで、自分の作る英語の文章を改善するためにいろいろ調べた結果、英語テクニカルライティングの手法を使うとわかりやすい英語を書けることがわかりました。

この記事では、海外業務や翻訳の際に必須の英語のテクニカルライティングとはなにか、そして、実際にどのように英語を書けばいいか、英文ライティングや英訳をするときのコツを説明したいと思います。

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英語のテクニカルライティングとは?

テクニカルライティングとは?のアイキャッチ画像

テクニカルライティングとは、英語では「Technical writing in English」。カンタンに言うとシンプルでわかりやすく正確な文章を書くことを指します。

最初は「科学技術系の文書を書くための英語ライティングの方法」のことを指していたのですが、現在では、どのような文書であってもテクニカル・ライティングの方式に沿った文書がわかりやすい文書であるとされています。

もちろん、日本語の小説でもそうですが、小説などの文章は「シンプルで正確な文章がいい」などということはないので、ここでご説明する内容はビジネス文書に関した内容となります。

「科学技術文書を英語で読む能力・書く能力を客観的に正しく評価する」資格検定試験として有名な、「工業英語能力検定」(工業英検)でも、テクニカル・ライティングの手法を使った英語の文章が高く評価されます。

英語テクニカルライティングの基礎は3C

テクニカルライティングとは?のアイキャッチ画像

英語のテクニカルライティングの基礎は、3C (Correct・Clear・Concise)の3つです。

つまり、すぐれた英訳を書くコツは、「Correct(内容が正確である)、Clear(内容が明確である)、Concise(内容が簡潔でである)な文章であること」です。

この3Cに沿ってどのように英文を作ればいいか、どのような文章を作るとわかりにくい文章になってしまうか、ということも一定の法則が決まっています。

英語のテクニカルライティングの基礎の3C (Correct・Clear・Concise)のうち、一番重要なのは最初の「Correct」つまり、正確さです。

Correct「内容が正確である」

テクニカルライティング3C-Correctを示す画像

ビジネス文書や技術文書では、とにかく正確であることが一番重要です。技術資料で数字の間違いがあってはなりませんし、契約書で書き間違いがあることも許されません。

「正確さ」とは次のようなことを指します。

  • 英文法の正確さ(スペル、句読点、文体、文法など)
  • 内容の正確さ(数字、単位など)

Clear「内容が明確である」

テクニカルライティング3C-Clearを示す画像

次に重要なのが「文章がわかりやすく明確である」ことです。

ビジネス文書や技術文書は、誰が読んでも100人中の100人が同じ解釈ができるような文章でなければならず、読んですぐ理解できるようなわかりやすさが求められます。

例えば、パソコンの使い方のマニュアルは、とてもわかりやすく書かれていますよね。

英語でも簡潔にわかりやすく書かれています。わかりにくいまどろっこしい文章だと読む気がしません。

Concise「内容が簡潔である」

テクニカルライティング3C-Conciseを示す画像

2つ目の「明確である」と関連しますが、ビジネス文書や技術文書は、修飾語や受動態を極力減らして、名詞句ではなく動詞を使うなど、なるべくシンプルで短い文章にしなければなりません。

これは、読み手に負担をかけないようにすることと、簡潔であることによって誤解を与えないようにするためでもあります。

テクニカルライティングの3C (Correct・Clear・Concise)の具体的な例

3C-Correct・Clear・Conciseの具体的な例のアイキャッチ画像

それでは、テクニカルライティングの3Cに沿った文章を作るためにどのようにすればいいか、ということについて具体的にご説明します。

◇受動態は極力避ける

日本語は主語がなくても成り立つ言語のため、日本語の文章を作る時はわざと主語をぼやかしたりして主語のない文章を作ることがよくあります。

英語では、どうしても主語をはっきりさせたくないときや、主語がわからないときはしょうがないのですが、基本的には受動態はあまり使わないほうがよいとされています。

たとえば、次のような文書を英語にする場合をみてみましょう。

<例1>
納期は注文書に記載致します。

 

X
The delivery date will be indicated in the order confirmation.

 


We will indicate the delivery date in the order confirmation.

 

※主語を補って能動態にする。

テクニカルライティングでは、受動態を使った上のような文章はあまり良くなく、下の文章のほうが良い、とされています。

もちろん、上の文章も文法的には正しいので間違いではありません。でも、下の文章の方では「だれが記載するのか」ということも書かれているので、より文章が3CのCorrect・Clear・Conciseになるという訳です。

次の文章も同じような感じですね。

<例2>
この支持具は、第2装置の周縁部に配設されています。

 

X
The supporting assembly is arranged in a peripheral part of the second device.

 


We arrange the supporting assembly in a peripheral part of the second device.

 

※主語を補って能動態にする。

こちらの記事でご紹介している、わたしの愛用の無料の英語校正チェックツール「Grammarly(グラマリー)」でも、受動態で文章を作った場合は必ずチェックが入って警告が出ます。

先ほどの文章をGrammarlyで文法チェックにかけてみました。

Grammaryで受動態の英文がチェックされている画像

すると、受動態のところは「受動態:この文章は受動態で書かれているようです。能動態への書き換えを検討しましょう」とアドバイスが出ています。

そして、「Rewrite the sentence」(文章をリライトしてください)とあります。

このように、受動態は文章がわかりにくくなるので避けた方がいい、ことがわかります。このため、受動態ではなく能動態で文章を書ける場合は、なるべく能動態で書くようにします。

◇長い単語やフレーズよりも短い単語を使う

例えば、次のような長い単語やフレーズは使わず、短めの単語を使ったほうがよいとされています。

なんとなくフレーズを使うとかっこいいというか知的な感じがするので、ついつい知っている場合は使ってしまいがち。

でも、読み手にとっては文章が長くなってわかりにくくなるので、ビジネス文書としてはあまりよくありません。

X
due to the fact thatbecause, since
commencebegin
finalizecomplete
have the ability tocan
make an inquiry aboutinquire about
utilizeuse

具体的な例を2つ挙げてみます。

<例1>
この製品について問い合わせを致します。

 

X
We would like to make an inquiry about this product.

 


We would like to inquire about this product.

 

※なるべく短いわかりやすい単語を使う。

「inquire about」の方が文章が簡潔でわかりやすくなりました。

<例2>
 我々はこの課題を行うことができます。

 

X
We have the ability to do the task.

 


We can do the task.

 

※なるべく短いわかりやすい単語を使う。

この例でも、「can」を使ったほうが圧倒的に短くわかりやすい文章になっています。

◇決まり文句や定型表現は避ける

英語では「Cliches」と言われる決まり文句も文章が長くなってしまうので、あまり使わないようにしたほうがいい、とされています。

よく使いがちなのが、as far as XXX is concerned 「~に関しては」ですね。この場合は、「about」や「with」を使って言いかえます。

X
as far as XXX is concerned about ~に関しては
at the end of the daybegin
eventually 結局は
in a nutshell In conclusion 一言でいえば
needless to say of course言うまでもなく
obviouslyもちろん

具体的な例を挙げてみます。

<例>
 その製品に関しては、特に問題はありません。

 

X
As far as the product is concerned, there is no issue.

 


There is no issue with the product.

 

※withを使って簡潔な文章にする。

ビジネス英語は小説ではないので、明確で簡潔な文章にすると読みやくなり評価が上がります。

◇重複や繰り返しの言葉を避ける

日本語でも「頭痛が痛い」は正しくは「頭が痛い」や、「受注を受ける」は正しくは「受注する」などのように、意味が重複した言葉を間違って使っているケースがよくあります。

英語でも同じで、必要ないのに前置詞や副詞を使ってしまう場合があります。

X
estimate roughlyestimate
gather togethergather
finish entirelyfinish
future planplan
protest againstprotest

必要のない前置詞や副詞が使われている例を挙げてみます。

<例>
でnこの見積は概算です。

 

X
This quotation is a rough estimate.

 


This quotation is an estimate.

 

※「estimate」はすでに「概算」「大まかな見積り」という意味なので「roughly」は不要。

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◇修飾語や強意語を多用しない。

修飾語や強意語を多用しがちですが、特に必要のない場合は省略するなど、メリハリをつけてわかりやすい文章にすることが推奨されています。

英文でよく使ってしまいがちな修飾語

英文を作るときには、このような修飾語をよく使ってしまいがちです。

always (いつも)
basically (基本的に)
essentially (原則的に)
in effect (実際には)
quite (かなり)
relatively (比較的に)
somewhat (少々、若干)
virtually (実質的には)

必要のない場合はなるべく省略しましょう。例文を挙げてみます。

<例1:修飾語>
それは(基本的に)禁止されています。

 

X
It is basically prohibited.

 


It is prohibited.

 

※「基本的に」を強調しなくてよいのであれば「basically」は不要。

英文でよく使ってしまいがちな強意語

次は、英語のライティングのときによく使ってしまいがちな強意語の例です。

absolutely (完全に)
certainly (必ず)
completely (完全に)
extremely (極めて)
highly (とても)
in fact (実際のところ)
very (とても)

このような強意語も、必要ない場合は省略します。例文を挙げてみます。

<例2:強意語>
彼の案はすばらしい。

 

X
His proposal is absolutely impressive.

 


His proposal is impressive.

 

※「impressive」がすでに「とてもすばらしい」という意味なので「absolutely」はなくても可。

先ほどのGrammarlyという校正ツールにこの文章を入れてみました。

Grammaryで不要な強意語がチェックされている画像

すると、GrammarlyでもCONCISENESS(簡潔性)の指摘として、「absolutelyはこの文章内には不要だと思われます。」というコメントが出ました。

◇抽象的な名詞を動詞に置き換える

テクニカルライティングでは、抽象的な名詞形は、なるべく動詞に置き換えることが推奨されています。

X
analysisanalyze (分析する)
recommendationrecommend (推奨する)
applicationapply (適用する)

具体的な例文を2つ挙げてみます。

<例1>
そのデータの分析が必要です。

 

X
The analysis of the data is required.

 


We have to analyze the data.

 

※名詞形ではなくなるべく動詞形を使う。

2つ目の例です。

<例2>
その会社の買収はうまくいった。

 

X
The acquisition of the company was successful.

 


We acquired the company successfully.

 

※同じく名詞形ではなくなるべく動詞形を使う。

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ミッキー
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ミッキー
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英文テクニカルライティングのまとめ

英文テクニカルライティングのまとめ画像

この記事では、英語の文章が飛躍的に作りやすくなる、テクニカルライティングという方法についてお伝えしました。

そうはいっても、わたしも油断するとすぐに受動態を使ってしまっていたり、冗長な文章を書いてしまっていたりします。

ミッキー
ミッキー

この記事を書いて、あらためてまたシンプルでわかりやすい文章を書かなければいけないと、自分に言い聞かせました!

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